Zeiterfassungspflicht in Österreich: Was Arbeitgeber wissen müssen
Ist Arbeitszeiterfassung für jeden Arbeitgeber Pflicht?
Ja, in Österreich muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter aufzeichnen. Die Grundlage ist § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG). In die Aufzeichnung gehören Beginn und Ende der Arbeitszeit und die Pausen. Die Pflicht gilt für jeden Betrieb, auch mit nur einem Mitarbeiter. Die Arbeitsinspektion nennt eine Aufbewahrung von mindestens einem Jahr. 2026 hat sich an der Zeiterfassungspflicht nichts geändert. Neu ist seit 1. Jänner 2026 nur, dass Arbeitgeber bei der Anmeldung zur Sozialversicherung die vereinbarten Wochenstunden melden. Die Meldung ist eine eigene Pflicht und ersetzt keine Arbeitszeitaufzeichnung.
Inhalt
Auf einen Blick
Die Arbeitszeitaufzeichnung und die neue Meldung der Wochenstunden sind zwei getrennte Pflichten. So unterscheiden sie sich:
Arbeitszeitaufzeichnung
- Gesetz
- § 26 Arbeitszeitgesetz
- Was
- tatsächlich geleistete Arbeitszeit: Beginn, Ende, Pausen
- Wann
- laufend, jeden Arbeitstag
- Wer kontrolliert
- Arbeitsinspektion
- Strafrahmen
- 20 bis 1.815 Euro
Meldung der Wochenstunden
- Gesetz
- § 33 ASVG, seit 1. Jänner 2026
- Was
- vereinbarte Arbeitszeit laut Vertrag
- Wann
- einmal, vor Arbeitsantritt
- Wer kontrolliert
- Österreichische Gesundheitskasse
- Strafrahmen
- 730 bis 2.180 Euro, im Wiederholungsfall bis 5.000 Euro
Für wen gilt die Aufzeichnungspflicht?
Die Pflicht trifft immer den Arbeitgeber, nicht den Mitarbeiter. Sie gilt für alle volljährigen Arbeitnehmer, egal wie viele Stunden sie arbeiten. Das Gesetz macht keinen Unterschied zwischen Vollzeit und Teilzeit. Für All-in-Verträge oder Überstundenpauschalen sieht das Arbeitszeitgesetz keine Ausnahme vor. Beide regeln nur die Bezahlung, nicht die Aufzeichnung.
Ausgenommen sind nur wenige Gruppen, zum Beispiel:
- Leitende Angestellte, mit maßgeblicher Entscheidungsbefugnis, aber nur, wenn ihre gesamte Arbeitszeit wegen der Art ihrer Tätigkeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird oder sie Lage und Dauer selbst festlegen. Der Titel „Leitung“ allein reicht nicht.
- Nahe Angehörige des Arbeitgebers unter denselben Bedingungen.
- Bereiche mit eigenen Gesetzen, etwa Dienstnehmer in Krankenanstalten (Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz) oder Land- und Forstarbeiter (Landarbeitsgesetz). Dort gelten eigene Regeln.
Für Jugendliche unter 18 Jahren gilt statt des Arbeitszeitgesetzes das Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz.
Was muss in der Arbeitszeitaufzeichnung stehen?
Die Arbeitszeitaufzeichnung, oft auch Stundenaufzeichnung genannt, muss für jeden Mitarbeiter und jeden Arbeitstag festhalten, wann die Arbeit beginnt, wann sie endet und wann die Pausen sind. Daraus muss sich ablesen lassen, ob Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Wer mit Durchrechnung arbeitet, hält zusätzlich Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums fest.
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Papier, Excel und eine elektronische Zeiterfassung sind alle zulässig. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen im Betrieb vorliegen. Bei mehreren Standorten müssen sie auch am jeweiligen Standort einsehbar sein, nicht nur in der Zentrale.
Muss die Arbeitszeit minutengenau erfasst werden?
Nein, das Gesetz schreibt keine Minutengenauigkeit vor. Die Aufzeichnung muss aber so genau sein, dass sich Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten prüfen lassen. Ein Beispiel: Eine Pause darf unter bestimmten Voraussetzungen geteilt werden, etwa in drei Teile zu je zehn Minuten. Eine Aufzeichnung, die nur volle Stunden kennt, kann das nicht zeigen.
Mit einer Stempeluhr oder einem Zeiterfassungsterminal gelten die gestempelten Zeiten als Beginn und Ende der Arbeitszeit, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Welche Pausen und Ruhezeiten müssen sich aus der Aufzeichnung ergeben?
Wer mehr als sechs Stunden am Tag arbeitet, hat Anspruch auf mindestens eine halbe Stunde Pause. Zwischen zwei Arbeitstagen liegen grundsätzlich mindestens elf Stunden Ruhezeit. Die Ruhezeit wird nicht eigens eingetragen. Sie ergibt sich aus dem Ende des einen und dem Beginn des nächsten Arbeitstags.
Welche Erleichterungen gibt es?
Das Gesetz erlaubt vier Erleichterungen. Bei allen bleibt der Arbeitgeber verantwortlich.
- Gleitzeit: Die Mitarbeiter dürfen selbst aufzeichnen, wenn das vereinbart ist. Der Arbeitgeber muss sie anleiten und die Aufzeichnungen am Ende jeder Gleitzeitperiode kontrollieren.
- Selbst bestimmte Arbeit und Homeoffice: Wer Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmt oder überwiegend in der eigenen Wohnung arbeitet, für den genügt die Dauer der täglichen Arbeitszeit. Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten gelten trotzdem.
- Fixe Arbeitszeiten: Steht die Arbeitszeiteinteilung schriftlich fest, bestätigt der Arbeitgeber am Ende jeder Abrechnungsperiode, dass sie eingehalten wurde. Laufend aufgezeichnet werden dann nur Abweichungen. Ein Dienstplan allein ersetzt die Aufzeichnung nicht.
- Pausen: Die Pausen müssen nicht eingetragen werden, wenn ihre Lage schriftlich vereinbart ist und davon nicht abgewichen wird. Für Jugendliche gilt das nicht.
Wie Gleitzeit, Durchrechnung und Pausen in einer Zeiterfassung zusammenspielen, zeigen wir auf der Seite Zeiterfassung für Ihren Betrieb.
Haben Mitarbeiter ein Recht auf ihre Aufzeichnungen?
Ja. Jeder Mitarbeiter kann einmal im Monat verlangen, dass ihm seine Arbeitszeitaufzeichnungen kostenlos übermittelt werden. Wird diese Übermittlung verweigert, hat das Folgen für Überstunden (siehe nächster Abschnitt).
Was passiert, wenn die Aufzeichnungen fehlen?
Fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen sind eine Verwaltungsübertretung. Die Strafe verhängt die Bezirksverwaltungsbehörde.
| Verstoß | Strafrahmen (§ 28 AZG) |
|---|---|
| Aufzeichnungen mangelhaft geführt | 20 bis 436 Euro |
| keine Aufzeichnungen geführt | 72 bis 1.815 Euro, im Wiederholungsfall 145 bis 1.815 Euro |
Lässt sich die Arbeitszeit wegen fehlender Aufzeichnungen nicht mehr feststellen, wird die Strafe für jeden betroffenen Mitarbeiter einzeln verhängt.
Die Arbeitsinspektion kontrolliert meist unangemeldet. Findet sie Mängel, berät sie in der Regel zuerst und setzt eine Frist. Angezeigt wird, wenn der Mangel bleibt oder schwer wiegt.
Eine zweite Folge wird oft übersehen: Fehlen die Aufzeichnungen und lässt sich die Arbeitszeit deshalb nicht feststellen, laufen die Verfallsfristen für Überstunden nicht weiter. Dasselbe gilt, solange einem Mitarbeiter die monatliche Übermittlung verweigert wird. Offene Überstunden können dann also länger eingefordert werden.
Wie lange müssen Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?
Arbeitsinspektion und Unternehmensserviceportal nennen mindestens ein Jahr. Bei Durchrechnung beginnt diese Frist erst mit dem Ende des Durchrechnungszeitraums. Für Lenker gelten 24 Monate.
Das Arbeitszeitgesetz selbst nennt keine Frist. Aus anderen Vorschriften können längere Fristen folgen, etwa aus § 132 der Bundesabgabenordnung für Unterlagen, die für Steuern und Abgaben wichtig sind. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.
Neu seit 2026: Was ist die Meldung der Wochenstunden?
Seit 1. Jänner 2026 melden Arbeitgeber bei der Anmeldung zur Sozialversicherung auch, wie viele Wochenstunden vereinbart sind. Die Meldung erfolgt vor Arbeitsantritt. Bei einer Überstundenpauschale wird die Normalarbeitszeit ohne Überstunden gemeldet. Ändert sich das Stundenausmaß später, ist das laut Österreichischer Gesundheitskasse nicht neu zu melden.
Wichtig ist der Unterschied zur Arbeitszeitaufzeichnung: Gemeldet wird die vereinbarte Arbeitszeit aus dem Vertrag. Aufgezeichnet wird die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, jeden Tag. Die Meldung ersetzt also keine Zeiterfassung. Die Zeiterfassung zeigt, ob die vereinbarte Zeit im Alltag eingehalten wird.
Wer die Anmeldung nicht, falsch oder zu spät erstattet, riskiert nach § 111 ASVG 730 bis 2.180 Euro, im Wiederholungsfall bis 5.000 Euro.
Was bedeutet das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung für Österreich?
Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die EU-Staaten ihren Arbeitgebern ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit vorschreiben müssen. Wie dieses System aussieht, legt jeder Staat selbst fest. In Österreich ist weiterhin § 26 Arbeitszeitgesetz maßgeblich. Er wurde nach dem Urteil nicht geändert. Viele Artikel zur „Zeiterfassungspflicht 2026“ beschreiben deutsches Recht, das in Österreich nicht gilt.
Aus der Praxis: Sieben Lücken, die wir in Betrieben immer wieder sehen
Seit 2002 richten wir Timework in österreichischen Betrieben ein. Dabei schauen wir uns jedes Mal an, wie die Arbeitszeit bisher aufgezeichnet wurde. Diese sieben Lücken begegnen uns am häufigsten. Vielleicht finden Sie Ihren Betrieb in einer davon wieder.
1. Pausen werden automatisch abgezogen
Was wir sehen: Viele Betriebe ziehen jeden Tag automatisch 30 oder 60 Minuten Pause ab, zum Beispiel wenn jemand vergessen hat, die Pause zu stempeln.
Warum das heikel ist: Auf das Eintragen der Pausen darf nur verzichtet werden, wenn die Pause schriftlich vereinbart ist, in einer Betriebsvereinbarung oder ohne Betriebsrat in einer Einzelvereinbarung, und wenn davon nicht abgewichen wird. Hat jemand an einem Tag keine Pause gemacht, muss das aufgezeichnet werden. Für Jugendliche ist der Verzicht nie erlaubt.
Wie es besser geht: Prüfen Sie, ob es eine solche Vereinbarung gibt. Ein automatischer Abzug sollte sich für einzelne Tage korrigieren lassen, und die Korrektur sollte nachvollziehbar bleiben.
2. Der Dienstplan gilt als Aufzeichnung
Was wir sehen: Der Dienstplan hängt aus, und damit gilt die Arbeitszeit als erledigt.
Warum das ein Problem ist: Geplant ist nicht gearbeitet. Laut Arbeitsinspektion ist ein Dienstplan grundsätzlich kein Ersatz für die Arbeitszeitaufzeichnung. Eine Erleichterung gibt es nur bei einer schriftlich festgelegten fixen Arbeitszeiteinteilung. Dann bestätigt der Arbeitgeber am Ende jeder Abrechnungsperiode die Einhaltung, und jede Abweichung wird laufend aufgezeichnet.
Wie es besser geht: Halten Sie Plan und tatsächliche Zeit getrennt fest, damit Abweichungen sichtbar werden. Wie das zusammenspielt, zeigt die Seite Dienstplanung.
3. Korrekturen sind nicht nachvollziehbar
Was wir sehen: In der Excel-Liste wird eine Zeit überschrieben. Später weiß niemand mehr, wer wann was geändert hat und warum.
Warum das ein Problem ist: Ein Änderungsprotokoll schreibt das Gesetz nicht ausdrücklich vor. Die Aufzeichnung muss aber zeigen können, ob Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten eingehalten wurden. Bei einer Kontrolle oder wenn ein Mitarbeiter Überstunden nachfordert, hilft eine Liste wenig, deren Werte jeder ändern kann, ohne dass es auffällt.
Wie es besser geht: Korrekturen sollten mit Datum, Person und Grund festgehalten werden, und der ursprüngliche Wert sollte erhalten bleiben.
4. Gleitzeit ohne Kontrolle
Was wir sehen: Bei Gleitzeit tragen die Mitarbeiter ihre Zeiten selbst ein. Am Monatsende schaut niemand drüber.
Warum das ein Problem ist: Die Selbstaufzeichnung ist erlaubt, wenn sie vereinbart ist. Der Arbeitgeber muss die Mitarbeiter aber anleiten und sich die Aufzeichnungen nach jeder Gleitzeitperiode aushändigen lassen und kontrollieren. Verantwortlich bleibt er auch dann.
Wie es besser geht: Legen Sie fest, wer die Zeiten am Ende jeder Gleitzeitperiode prüft, und halten Sie diese Prüfung fest.
5. Außendienst und Homeoffice fehlen
Was wir sehen: Wer unterwegs oder zu Hause arbeitet, meldet seine Zeiten per Zettel oder Nachricht nach. Oft kommen sie Tage später, manchmal gar nicht.
Warum das ein Problem ist: Nur wer Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmt oder überwiegend in der eigenen Wohnung arbeitet, muss lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Für alle anderen gelten Beginn, Ende und Pausen wie im Betrieb. Fehlen die Aufzeichnungen und lässt sich die Arbeitszeit deshalb nicht feststellen, laufen außerdem die Verfallsfristen für Überstunden nicht weiter.
Wie es besser geht: Die Zeit sollte dort erfasst werden, wo gearbeitet wird, zum Beispiel am Smartphone, und zwar am selben Tag.
6. Mehrere Standorte, eine Liste in der Zentrale
Was wir sehen: Die Aufzeichnungen aller Filialen liegen gesammelt in der Zentrale.
Warum das ein Problem ist: Die Aufzeichnungen sind in der Betriebsstätte zu führen. Laut Arbeitsinspektion müssen sie bei Filialen vor Ort einsehbar sein. Es reicht nicht, wenn sie nur in der Zentrale einsehbar sind. Die Arbeitsinspektion kommt in der Regel unangemeldet.
Wie es besser geht: Sorgen Sie dafür, dass die Aufzeichnungen an jedem Standort abrufbar sind, auch wenn die Verwaltung zentral läuft.
7. Abtippen für die Lohnverrechnung
Was wir sehen: Am Monatsende werden Stunden, Überstunden und Zuschläge von Hand in die Lohnverrechnung übertragen.
Warum das ein Problem ist: Die geleisteten Überstunden müssen in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden. Jeder Wert, der von Hand übertragen wird, ist eine Fehlerquelle, und ein Fehler fällt oft erst auf, wenn ein Mitarbeiter nachfragt.
Wie es besser geht: Die Stunden sollten aus der Zeiterfassung direkt in die Lohnverrechnung übergeben werden, ohne Abtippen.
Checkliste: Wie gut ist Ihre Zeiterfassung aufgestellt?
Beantworten Sie diese sechs Fragen für Ihren Betrieb:
- Sind Beginn, Ende und Pausen für jeden Mitarbeiter und jeden Tag erfasst?
- Lässt sich jede Korrektur nachvollziehen: wer, wann, was?
- Bildet die Lösung Ihre Zeitmodelle ab, etwa Gleitzeit, Durchrechnung oder Schichtdienst?
- Können Sie jedem Mitarbeiter seine Aufzeichnung für den Monat übermitteln?
- Haben Sie die Aufzeichnungen bei einer Kontrolle sofort zur Hand, auch am Standort?
- Kommen die Stunden ohne Abtippen in die Lohnverrechnung?
Jedes Nein ist eine Stelle, an der Aufwand oder Risiko entsteht.
Häufige Fragen
Muss auch ein Kleinbetrieb mit zwei Mitarbeitern die Arbeitszeit aufzeichnen?
Ja. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße, auch bei nur einem Mitarbeiter.
Reicht eine Excel-Liste?
Ja, das Gesetz schreibt keine Form vor. Die Liste muss aber Beginn, Ende und Pausen enthalten und im Betrieb vorliegen. Sinnvoll ist außerdem, dass Korrekturen erkennbar bleiben, und genau das ist mit Excel aufwendig.
Gilt die Aufzeichnungspflicht auch im Homeoffice?
Ja. Wer überwiegend in der eigenen Wohnung arbeitet, für den genügt die Dauer der täglichen Arbeitszeit. Pausen und Ruhezeiten gelten trotzdem.
Wer kontrolliert die Arbeitszeitaufzeichnungen?
Die Arbeitsinspektion. Sie darf jederzeit in den Betrieb kommen, Einsicht nehmen und Mitarbeiter befragen. Ob Überstunden richtig bezahlt werden, prüft sie nicht.
Hat sich 2026 bei der Zeiterfassungspflicht etwas geändert?
Nein. Neu ist nur die Meldung der vereinbarten Wochenstunden an die Sozialversicherung.
Quellen
- § 26 Arbeitszeitgesetz im Rechtsinformationssystem (RIS)
- § 28 Arbeitszeitgesetz, Strafbestimmungen (RIS)
- Arbeitsinspektion: Aushang und Aufzeichnung der Arbeitszeit
- Arbeitsinspektion: Fragen zur Kontrolle
- Unternehmensserviceportal: Arbeitszeitaufzeichnungen
- WKO: Arbeitszeitaufzeichnungen richtig führen
- Österreichische Gesundheitskasse: Meldung der Arbeitszeit