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Beratung
Mitarbeiter erfasst eine Dienstfahrt mit der Timework-App am Smartphone, unterwegs statt auf dem Zettel

Reisekosten und Dienstfahrten einfach erfassen

Halten Sie Dienstfahrten, Reisekosten und Diäten an einem Ort fest, mobil per App direkt unterwegs. Diese eine Erfassung vereinfacht die Reisekostenabrechnung und erspart Ihnen das Zettelchaos im Handschuhfach.

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Auf den Punkt

Wie erfassen Ihre Mitarbeiter Dienstfahrten und Reisekosten?

Ihre Mitarbeiter starten und stoppen eine Dienstfahrt mit einem Tipp in der Timework-App und halten die zugehörigen Reisekosten und Diäten gleich mit fest. So liegen alle Angaben für die Reisekostenabrechnung an einem Ort, mobil erfasst statt auf Zetteln. Das Reisekosten-Modul ist ein Zusatzmodul der Timework-Zeiterfassung und zugleich Ihre Software für die Reisekostenabrechnung: Damit rechnen Sie Dienstreisen unkompliziert ab.

Was das Reisekosten-Modul für Sie erledigt

Sie haben weniger Aufwand, machen weniger Fehler und behalten bei Dienstfahrten und Reisekosten den Überblick.

Dienstfahrten mobil erfassen

Ihre Mitarbeiter halten jede Dienstfahrt per App am Smartphone oder Tablet fest, solange sie unterwegs sind. Jede Fahrt liegt damit sauber dokumentiert im System, ohne Notizzettel und ohne Nachtragen am Monatsende.

Reisekosten und Diäten festhalten

Zur Fahrt erfassen Sie Reisekosten, Taggeld und Diäten. Den Diätantrag stellt Ihr Mitarbeiter direkt zur Reise, statt ihn am Monatsende auf Papier nachzureichen. Alle Angaben für die Reisekostenabrechnung liegen an einer Stelle zusammen, statt verstreut auf Belegen und in Excel-Listen.

Auswerten und abrechnen

Die Auswertung rufen Sie online ab und übergeben Reisekosten und Diäten als Lohnarten an die Lohnverrechnung, ohne doppelte Tipparbeit.

Diäten automatisch berechnen, auch bei Auslandsreisen

Bei Auslandsreisen gilt je Land ein eigener Satz. Timework rechnet die Diäten nach den hinterlegten Sätzen und Vorgaben. Ihre Buchhaltung muss die Beträge nicht einzeln heraussuchen und zusammenzählen.

Dienstreise in der App starten

Ihre Mitarbeiter starten die Dienstreise direkt in der Timework-App, sobald sie losfahren.

Land auswählen

In der App wählen Ihre Mitarbeiter das Land aus, in dem sie gerade unterwegs sind.

Sätze einrichten und später selbst pflegen

Die Diätensätze Ihres Betriebs und die Sätze je Land hinterlegen wir beim Einrichten gemeinsam mit Ihnen. Ändert sich später ein Satz, passen Sie ihn selbst an, ohne auf uns zu warten.

Start und Stopp bestimmen die Dauer

Die Dauer läuft vom Start der Dienstreise bis zum Stopp, auch über mehrere Tage hinweg. Nach den hinterlegten Vorgaben ergibt sich daraus, ob und in welcher Höhe eine Diät zu berücksichtigen ist.

Stundenweise oder Tagessatz

Je nach betrieblicher Regelung rechnet Timework stundenweise oder mit einem Tagessatz.

Fertige Abrechnungsliste

Die Beträge laufen in der Abrechnungsliste zusammen. Dort ist je Reise nachvollziehbar, wie der Betrag zustande kommt.

Reisekosten und Arbeitszeit in einem System

Dienstfahrten, Reisekosten, Diäten, Arbeitszeit und die Übergabe an die Lohnverrechnung laufen in einem System.

  • Ihre Mitarbeiter erfassen Fahrt und Arbeitszeit in derselben App.
  • Die erfassten Beträge übergeben Sie direkt an die Lohnverrechnung.
  • Ihre Daten liegen nach Ihrer Wahl bei Ihnen im Haus oder in unserer Cloud.

Sie bekommen so viel, wie Ihr Betrieb braucht, und wir richten es gemeinsam mit Ihnen ein.

Was kostet Timework?Live-Demo anfragen

Rund um Reisekosten und Dienstfahrten

Hier finden Sie kurze, direkte Antworten. Für Ihren konkreten Fall beraten wir Sie persönlich.

Wie erfassen Mitarbeiter ihre Dienstfahrten?
Ihre Mitarbeiter starten und stoppen eine Fahrt in der Timework-App mit einem Tipp, am Smartphone oder Tablet, ergänzend am Desktop. So ist jede Dienstfahrt schon erfasst, wenn Ihr Mitarbeiter zurück im Betrieb ist.
Kann ich Reisekosten und Diäten miterfassen?
Ja. Zur Fahrt erfassen Sie die angefallenen Kosten und das Taggeld gleich mit, sodass alle Angaben für die Reisekostenabrechnung an einer Stelle zusammenliegen.
Wer legt fest, welche Diätensätze gelten?
Welche Diätensätze verrechnet werden, ergibt sich aus den Regelungen Ihres Betriebs, etwa aus dem Kollektivvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag. Diese Sätze legen wir mit Ihnen in Timework an, die Sätze für Auslandsreisen ebenso.
Wie berechnet Timework die Höhe einer Diät?
Timework misst die Dauer der Dienstreise vom Start bis zum Stopp, auch über Tagesgrenzen hinweg. Ab einer Dauer von mehr als drei Stunden zählt jede angefangene Stunde ein Zwölftel des Tagessatzes, je Tag höchstens ein voller Tagessatz. Diese Staffelung stammt aus der steuerlichen Reisekostenregelung (§26 EStG), die festlegt, bis zu welcher Höhe ein Taggeld abgabenfrei bleibt. Wie hoch der Satz selbst ist, legt Ihr Betrieb fest, etwa über den Kollektivvertrag.
Kann ich die Daten an die Lohnverrechnung übergeben?
Ja. Über die Lohnverrechnungs-Schnittstelle übergeben Sie Reisekosten und Diäten als Lohnarten an die Lohnverrechnung, ohne sie ein zweites Mal zu erfassen.
Ist das ein finanzamtskonformes Fahrtenbuch mit GPS für den Sachbezug?
Nein. Timework erfasst Dienstfahrten, Reisekosten und Diäten für die betriebliche Reisekostenabrechnung, bietet aber keine automatische GPS-Aufzeichnung für den steuerlichen Sachbezug bei privater Nutzung eines Firmenwagens. Dafür gibt es spezialisierte GPS-Fahrtenbücher.
Wo werden die Reisekosten-Daten gespeichert?
Ihre Reisekosten-Daten liegen nach Ihrer Wahl bei Ihnen im Haus oder in unserer Cloud. Die Auswertung rufen Sie in beiden Fällen online ab.
Gehört das Reisekosten-Modul zur Zeiterfassung?
Ja. Das Reisekosten-Modul ist ein Zusatzmodul von Timework und arbeitet mit der Zeiterfassung im selben System, ohne getrennte Programme. Wie Betriebe Timework im Alltag nutzen, zeigen unsere Referenzen.
Brauchen die Mitarbeiter dafür ein eigenes Gerät?
Nein, kein zusätzliches Gerät. Die Erfassung läuft über die Timework-App am vorhandenen Smartphone oder Tablet, ergänzend am Desktop.

Module, die zu Reisekosten passen

Zeiterfassung

Arbeitszeit erfassen, Salden führen und auswerten.

Dienstplanung

Schichten und Einsätze planen.

Projektzeiterfassung

Zeiten auf Projekte buchen und Soll gegen Ist vergleichen.

Zutrittskontrolle

Türen und Zonen je Mitarbeiter freigeben.

Auftragszeiterfassung

In der Fertigung bis zum einzelnen Arbeitsgang buchen.

Mitarbeiterportal

Zeitkonto, Urlaub und Anträge im Blick.

Alles zur Zeiterfassung

Sehen Sie das Reisekosten-Modul live

Wir zeigen Ihnen das Reisekosten-Modul in einer Demo oder legen Ihnen ein unverbindliches Angebot, abgestimmt auf Ihren Betrieb. Timework wird seit 2002 von asut computer in Österreich entwickelt und persönlich betreut.

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